Risparmi tempo e sei in regola con la legge
La Posta Elettronica Certificata non rappresenta semplicemente la soluzione sicura per adeguarsi alla normativa, ma un efficace e valido strumento di lavoro che sostituisce: raccomandate A/R, fax e corrieri, con notevoli vantaggi in termini di affidabilità, velocità e ottimizzazione dei costi.
Come funziona
Si può definire sistema di Posta Certificata una struttura di trasmissione che prevede una casella PEC sia per il mittente che per il destinatario. In caso contrario avranno valore solo in parte le funzionalità di certificazione previste.
Tutti i gestori di Posta Elettronica Certificata hanno l’obbligo di registrare e conservare per 30 mesi tutti i principali eventi relativi ad ogni singola trasmissione da fornire come prova da parte degli interessati.
Subito dopo l’invio di un messaggio da una casella PEC, si riceve dal proprio provider di Posta Certificata una ricevuta di accettazione che attesta l’ora esatta di spedizione e i destinatari del messaggio.
Il gestore del mittente, inoltre, crea e sottoscrive un messaggio, chiamato busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i dati di invio. Il messaggio certificato viene consegnato nella casella del destinatario, inserito nella busta di trasporto.
Effettuata la consegna, il provider del destinatario invia una email al mittente con la ricevuta di consegna che attesta:
- l’avvenuta consegna
- la data e l’ora di consegna
- il contenuto consegnato
Alla ricevuta di consegna viene allegato anche il messaggio vero e proprio (con tutta la documentazione inclusa) ed è proprio questa la prova tangibile, firmata dal gestore, di avvenuta consegna di tutto il contenuto. Questa è la caratteristica distintiva sostanziale che differenzia la PEC da tutti gli altri mezzi tradizionali per l’invio di documenti ufficiali.
I vantaggi
I vantaggi della Posta Elettronica Certificata sono molteplici, sia in termini economici, che di riduzione dei tempi:
- certificazione immediata di: contenuto, data e ora di spedizione, autenticità della casella del mittente
- immediatezza dei tempi di ricezione
- possibilità di allegare al messaggio documenti di qualsiasi formato (progetti, file audio e video)
- possibilità di utilizzare immediatamente i documenti ricevuti direttamente nel formato in cui sono stati creati
- nessuna perdita di tempo a fare code alle poste
- taglio dei costi di spedizione, buste, lettere, francobolli, fax
- eliminazione di contenitori e armadi per conservare ricevute e documenti cartacei.
